I. Thông tin chung

II. Mô tả cụ thể

1. Mục đích công việc

– Thực hiện nghiệp vụ chuyên môn liên quan đến THƯ KÝ.
– Sắp xếp công việc, lịch trình làm việc, xử lý tài liệu cho Ban Giám Đốc hiệu quả.
– Trở thành cánh tay đắc lực giúp Ban Giám Đốc xử lý mọi công việc một cách nhanh chóng và hiệu quả.

2. Nhiệm vụ

* Nhiệm vụ chuyên môn

– Sắp xếp lịch làm việc, lịch họp, lịch công tác hàng tuần/ hàng tháng cho Ban Giám Đốc.
– Tổ chức các cuộc họp, ghi chép và tổng hợp nội dung các cuộc họp hàng tuần/ cuộc họp ĐỘT XUẤT cho BOD để phục vụ việc quản lý điều hành.
– Điều phối/ thúc đẩy các công việc có liên quan đến BOD đảm bảo 3 tiêu chí:
+ Ưu tiên BOD xử lý các công việc GẤP & QUAN TRỌNG.
+ Chuyển giao các công việc GẤP & KHÔNG QUAN TRỌNG cho các bộ phận có liên quan. Phải theo dõi các công việc này ĐẢM BẢO HOÀN THÀNH ĐÚNG TIÊN ĐỘ.
+ DELAY các công việc KHÔNG GẤP & QUAN TRỌNG và sắp xếp lại lịch làm việc cho BOD.
– Update tất cả các công việc của BOD lên AMIS đính kèm các FILE VĂN BẢN/ BÁO CÁO các công việc cần BOD giải quyết.
– ‘Sắp xếp lịch trình công tác.
+ Lập kế hoạch toàn bộ hành trình chuyến đi.
+ Thực hiện công tác hậu cần cho các chuyến công tác của BOD (liên hệ đối tác, đặt vé máy bay, đặt phòng khách sạn, làm các thủ tục visa)
+ Lập báo cáo chi phí cho các chuyến đi và làm thủ tục tất toán với bộ phận kế toán.
– Chuẩn bị tài liệu, thu thập thông tin cần thiết theo yêu cầu của BOD từ các phòng ban.
– Tiếp nhận, in ấn, phân loại, sắp xếp, xử lý thông tin, văn bản, tài liệu từ các Phòng Ban và tổng hợp gửi lên BOD.
– Viết các văn bản thông báo cho các phòng ban theo yêu cầu của BOD.
– Truyền đạt thông tin của BOD đến các phòng ban, bộ phận liên quan và gửi phản hồi trực tiếp cho BOD.
– Hỗ trợ cho BOD trong các quan hệ đối nội và đối ngoại khi cần thiết. Chăm sóc khách hàng (gửi quà, hoa vào các dịp lễ, kỷ niệm…) cho các nhóm MỐI QUAN HỆ QUAN TRỌNG.
– Báo cáo công việc thực hiện thường xuyên và trực tiếp cho Ban Giám Đốc.
– Biên phiên dịch tài liệu khi có yêu cầu.
– Thực hiện các công việc chuyên môn khác theo chỉ đạo của BOD.

* Các nhiệm vụ liên đới trách nhiệm

– Thúc đẩy các phòng ban nộp ĐÚNG HẠN báo cáo; Khi có các vấn đề về trễ hẹn BÁO CÁO phải báo ngay với BOD để xử lý kịp thời.
– Các công việc liên quan BOD điều phối cho các phòng ban khác triển khai phải đảm bảo đúng TIẾN ĐỘ.
– Khi thông báo thông tin đến các phòng ban nhưng các thông tin không chính xác từ BOD sẽ bị truy cứu trách nhiệm.

3. Quyền hạn

– Được yêu cầu sự phối hợp, hỗ trợ của các cá nhân liên quan trong vai trò TRÁCH NHIỆM/ LIÊN ĐỚI để hoàn thành tốt nhiệm vụ.
– Tham gia quá trình đánh giá kết quả thực hiện công việc của bản thân, được đề xuất thăng tiến, tăng lương, đào tạo,… đảm bảo được quyền lợi làm việc hợp pháp của cá nhân.
– Chủ động đề xuất các ý tưởng, giải pháp cải tiến trong quá trình làm việc, đóng góp ý kiến đối với những vấn đề bất cập theo thiện chí đóng góp, hợp tác hoàn thiện.
– Đảm bảo quyền lợi làm việc theo đúng luật lao động
+ Có hợp đồng lao động sau 02 tháng làm việc
+ Đóng tất cả các phí bảo hiểm theo quy định pháp luật
+ Xét duyệt tăng lương/ thưởng hàng năm định kỳ 01 lần
– Được quyền từ chối thực hiện những công việc trái với quy định của pháp luật.

4. Chế độ báo cáo

Lập kế hoạch công việc và báo cáo kết quả công việc theo định kỳ hàng tuần, hàng tháng.

5. Trách nhiệm

– Chịu trách nhiệm đối với nhiệm vụ trên bảng mô tả ở trên.
– Chịu truy cứu trách nhiệm hoặc bị liên đới pháp luật khi:
+ Không sử dụng hoặc sử dụng các quyền hạn được giao không đạt hiệu quả hoặc gây ra hậu quả tiêu cực cho công ty.
+ Tiết lộ thông tin cá nhân BOD hoặc thông tin công ty gây ảnh hưởng công ty (theo như hợp đồng lao động đã ký).

6. Quyền lợi

Lương cơ bản và chế độ khen thưởng theo hệ thống đánh giá KPI như sau:
– Lương hằng tháng: 10.000.000đ – 12.000.000đ.
– Lương thưởng KPI theo quý, theo chế độ qui định của công ty.
– Lương tháng thứ 13, theo chế độ qui định của công ty.
– Tăng lương định kỳ hằng năm, theo chế độ qui định của công ty.

7. Tiêu chí đánh giá hoàn thành công việc

– Lịch làm việc và báo cáo.
– Hoàn thành đầy đủ các nhiệm vụ THÁNG/ TUẦN/ NGÀY.
– Tiêu chí khác : HIỆU QUẢ – TRÁCH NHIỆM – CHIA SẺ.

8. Các mối quan hệ

9. Các yêu cầu về năng lực

Ứng viên quan tâm vui lòng gửi CV về: hr@tasscare.com.

Lưu ý: Do hạn chế về mặt thời gian, chúng tôi có thể sẽ chỉ phản hồi kết quả ứng tuyển qua email cho các ứng viên được chọn. Trong và sau khi ứng tuyển, vui lòng thường xuyên kiểm tra cả hòm thư Spam hoặc Promotions (Quảng cáo) để không bỏ sót bất cứ thông báo nào từ chúng tôi.